Системы автоматизации документооборота организации

Системы автоматизации документооборота организации

Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации.

Постоянное увеличение количества информации, необходимой для принятия решения приводит к тому, что традиционные методы работы с документами становятся неэффективными. Так, по сведениями компании Delphi, 15% бумажных документов теряются безвозвратно, для их поиска сотрудники тратят 30% своего рабочего времени. При переходе к электронным документам и автоматизации документооборота рост производительности сотрудников увеличивается на 25-50%, сокращается время обработки одного документа более чем на 75%, на 80% уменьшаются расходы на оплату площади для хранения документов.

Разработчики программного обеспечения под электронными документами понимают бизнес — формы, полученные по факсу или посредством электронной почты: отчет, созданный с использованием текстового редактора или посредством электронной почты; сообщение электронной почты, звуковой файл или видеоклип и т.д.

Технологии, применяемые в современных системах автоматизации документооборота:

— средства подготовки электронных документов,

— технологии обработки изображений документов,

— системы оптического распознавания символов,

— полнотекстовые базы данных,

— системы автоматизации деловых процедур.

Ведущую роль в организации документооборота играют средства подготовки электронных документов. Главной целью этих средств является создание документов, которые можно просматривать, аннотировать и распространять с помощью компакт – дисков, сетей или служб оперативного доступа к информации. В зависимости от используемой ими технологии эти продукты можно разделить на четыре категории.

Средства подготовки документов на базе гипертекстового языка Hyper Text Markup Language (HTML). Именно эта технология лежит в основе системы доступа к информации World Wide Web. Благодаря ему можно форматировать документы и осуществлять связь текста и изображений с документом, находящимся на другом сервере WWW. HTML позволяет создавать документы путем вставки управляющих кодов в текст для обозначений заголовков, названий, графических изображений и гипертекстовых связей, а также для форматирования текста.

Программные продукты на базе промышленного стандарта Standard Generalized Markup Language (SGML). Он представляет собой набор правил для описания структуры любого электронного документа. Система подготовки документов в стандарте SGML включает в себя модули для создания, редактирования и распространения документов. Документ в стандарте SGML состоит из 3 частей: описания, определения типа и содержания. Описание – это заголовок файла, содержащий информацию о системе, в которой будет использоваться документ. Определение типа задает структуру документа. Третья часть документа – его текстовое содержание.

Программные продукты, которые преобразуют документы из любого приложения в переносимый формат. К данной группе относятся системы создания электронных документов как Acrobat компании Adobe и Common Cround фирмы No Hands Software. Эти пакеты предназначены для пользователей, совместно применяющих документы, созданные различными приложениями. Все они выполняют сходные функции: создание документа посредством какого – нибудь приложения и просмотр документа его автором с помощью программы просмотра, которая позволяет выводить документы на печать и копировать текст и графику в буфер, предоставляя, возможность другому пользователю импортировать документ в свое приложение.

Системы, позволяющие собрать из различных файлов информацию, записанную в свободной форме, и объединить ее в единую структуру, предоставляя в то же время возможность организовать связи между соответствующими материалами и легко просматривать документы. Они предназначены для просмотра многочисленных и / или больших документов в поисках нужной информации, позволяя быстро переходить от одной части документа к другой и от документа к документу.

Это достигается за счет гиперсвязей, т.е. структуры, объединяющей информацию, записанную в свободной форме в различных файлах. Можно создавать, поддерживать и обновлять любое количество гиперсвязей, объединяющих определения, графику и текст в любых распространенных форматах. В отличие от описанных выше средств создания электронных документов, эти системы не только позволяют просматривать документы, но и обладают развитыми средствами поиска информации по ключевым словам и отношениям, по полному и неполному совпадению и предоставляют возможность упорядочивать, отображать и создавать двунаправленные связи.

Основное преимущество гипертекстовых систем перед средствами создания переносимых документов состоит в том, что с их помощью легче строить составные документы из информации, записанной в различных файлах.

Популярными гипертекстовыми системами являются Smar Text компании Lotus и Hyper Writer for Windows компании Ntergait.

Технология электронных документов широко применяется в бизнесе, особенно в страховых компаниях, а также в издательском и рекламном деле. Она привела к значительному сокращению расходов на инвентаризацию форм и почтовые услуги, существенному увеличению скорости обслуживания клиентов и снижению стоимости услуг. Электронные документы являются наиболее удобным и надежным средством обмена информацией (документооборота).

Среди интегрированных ППП документооборота можно отметить:

программный продукт Group Wise компании Novell предназначен для информационного обмена предприятия. Он объединяет электронную почту, персональные календари, групповое планирование, межсетевую передачу сообщений и факсов и тесно интегрирован с сетевой средой NetWare. Group Wise предоставляет пользователю универсальный почтовый ящик для всех входящих сообщений независимо от их формы (текстовые, речевые, факсимильные, электронные и т.п.);

— продукт Soft Solution компании Soft Integro представляет собой систему управления документами. Главное достоинство системы – быстрый поиск документов в сетях масштаба предприятия. При размещении в этой системе документа ему присваивается уникальный номер, и пользователь заполняет специальную карточку, содержащую наименование, сведения об авторе, типе документа, приложении, в котором он был создан, круге лиц, которым доступен документ, и комментарий. В дальнейшем документ может быть быстро найден как по этой карточке, так и по рабочему списку, содержанию или номеру;

— программно – аппаратный комплекс обработки электронных образов бумажных документов компании Paper Wise основан на автоматическом сканировании всех входящих в организацию документов и накопленного фонда данных, после чего на рабочие места поступают не сами документы, а их электронные копии (образы). Любой служащий со своего рабочего места может сделать запрос и выбрать из папки по списку один или несколько документов, которые в тот же час будут доставлены на его рабочую станцию. Теперь их можно читать, печатать отправлять по электронной почте или факсу.

Перспективным направлением развития электронных систем управления документами является объединение офисных систем с Internet на базе Web – технологий. Эти системы позволяют окончательно перейти к безбумажной технологии, обеспечив удаленный доступ к документам. В качестве клиентской части таких систем используется стандартный Web – броузер, такой как Netscape Navigator или Microsoft Internet Explorer. Системы управления документами на базе Web не требуют расходов на клиентское программное обеспечение, позволяя сэкономить значительные средства.

Прикладное программное обеспечение информационных технологий предназначено для разработки и выполнения задач пользователя. В состав прикладного обеспечения ИТ входят: пакеты прикладных программ и рабочие программы пользователя и ИС в целом. Различают следующие виды ППП: общего назначения (универсальные), методо – ориентированные, проблемно – ориентированные, глобальных сетей, организации администрирования вычислительного процесса.

Для обработки текстовой информации широко используются текстовые редакторы (процессоры). Это программные продукты, обеспечивающие пользователя персонального компьютера средствами создания, обработки, хранения документов различной природы и сложности. В зависимости от типа обрабатываемого объекта различают: редакторы текстов, редакторы документов, издательские системы, редакторы научных текстов. В настоящее время наиболее распространение имеет текстовый процессор Microsoft Word.

Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно – аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме, используют электронные таблицы. Средства для проектирования электронных таблиц называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Лидирующее место в современных условиях занял пакет Excel.

Читайте также:  Шлейф на экран ноутбука

Комплексное использование взаимодействующих через общий интерфейс пользователя программных продуктов привело к созданию интегрированных пакетов для офисов.

Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации. Технологии, применяемые в современных системах автоматизации документооборота: средства подготовки электронных документов, технологии обработки изображений документов, системы оптического распознавания символов, полнотекстовые базы данных, системы автоматизации деловых процедур.

К средствам подготовки электронных документов относятся: средства подготовки документов на базе гипертекстного языка HTML; программные продукты на базе промышленного стандарта SGML; программные продукты, которые преобразуют документы из любого приложения в переносимый формат; системы, позволяющие объединить разноформатную информацию в единую структуру.

Вопросы для самоконтроля и задания.

Понятие прикладного программного обеспечения ИТ. Укажите назначение прикладного программного обеспечения.

Дайте классификацию пакетов прикладных программ.

Какие ППП относятся к классу универсальных?

Каковы возможности текстовых процессоров?

В чем состоят особенности и каковы функциональные возможности табличных процессоров?

Перечислите основные действия с файлами документов и рабочих книг.

Укажите режимы просмотра и редактирования документов Word.

Какие возможности предоставляет Excel при работе с диаграммами?

Перечислите функциональные возможности Excel для анализа экономической информации.

Что представляют собой интегрированные пакеты для офисов?

Для чего применяются языки HTML и SGML?

Назовите технологии автоматизации документооборота.

Что такое безбумажная технология и каковы перспективы ее развития?

Составить на одном листе две таблицы так, чтобы значения ячеек одной таблицы использовались в качестве исходных данных для вычисления ячеек другой таблицы.

Выполнить копирование ячеек со значениями, вычисленными по формулам.

Выполнить вставку диапазона пустых ячеек в таблицу: а) с замещением, б) со сдвигом вниз.

Выполнить фильтрацию списка, содержащего в определенном поле: а) заданную фамилию, б) заданное число, в) числа, превышающие заданную величину.

Задать графические отображения связей влияющих и зависимых ячеек таблицы.

Тесты для самоконтроля знаний.

К какому виду ППП относятся пакеты «1С – бухгалтерия» и «Алтын»

a) проблемно – ориентированные

никакому, это просто бухгалтерские программы

Какой из пакетов имеет общий интерфейс?

a) текстовые процессоры

c) интегрированные пакеты

d) экспертные системы

e) CASE – технологии

Какая операция в Word относится к операции форматирования?

b) выравнивание текста

e) все перечисленные выше операции

Назовите элемент форматирования, который завершается нажатием клавиши ENTER

e) его нет в перечне

Год появления пакета Lotus 1-2-3

В какой программе Microsoft Office имеется автоматическое ведение журнала?

В какой технологии автоматизации документооборота используется язык SGML?

a) средства подготовки электронных документов

b) технологии обработки изображений документов

c) системы оптического распознавания символов

d) полнотекстовые базы данных

e) системы автоматизации деловых процедур

Среди интегрированных ППП документооборота определите пакет, основанный на автоматическом сканировании:

такого пакета нет

e) Во всех пакетах имеется метод сканирования

ППП работает под управлением

a) операционной системы

b) программных модулей

c) системы программирования

d) специальных программ

e) особых знаний специалистов

Что обеспечивает гибкость ППП?

входящие в него программы

b) его модульная структура

c) операционная система

e) языки программирования

Карта ответов на тесты самоконтроля по теме 5.

Ссылка на тему (подтему), поясняющая правильный ответ

Электронный документооборот может сократить время на обработку и создание документов, что увеличит производительность труда работников.

Услуги консалтинговой компании могут помочь:

  • повысить производительность бизнес-процессов;
  • оптимизировать расходы;
  • повысить прибыль.

Подробнее об услугах.

Критерии удачного выбора консалтинговой компании: репутация, опыт, надежность.

Внедрение электронного документооборота — непростая и ответственная задача.

Требуется оптимизировать работу нескольких отделов? Комплексная система автоматизации бизнеса -— хороший помощник в решении сложных задач.

Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой. Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями. Насколько изменилась ситуация в наши дни? Какие программы существуют для облегчения труда офисных работников и почему некоторые сотрудники сопротивляются внедрению инноваций?

Понятийный аппарат и виды электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».

Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства. С тех пор эта отрасль активно развивается. Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов.

Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:

  • однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;
  • параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;
  • непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
  • единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
  • результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;
  • эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.

В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:

  • производственный ЭДО;
  • управленческий ЭДО;
  • архивное дело;
  • кадровый ЭДО;
  • бухгалтерский ЭДО;
  • складской ЭДО;
  • технологический ЭДО;
  • секретный и конфиденциальный ЭДО.

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот.

Функции и эффективность ЭДО

Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:

  • создание электронной версии документа;
  • создание атрибутной карточки документа;
  • формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;
  • поиск карточек документов;
  • формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;
  • сохранение документов в различных форматах;
  • создание маршрутов документа и управление его движением;
  • ведение журналов, классификаторов и справочников;
  • регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе;
  • рассылка напоминаний и уведомлений;
  • согласование документов;
  • формирование отчетов о движении и исполнении документов.

Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

  • сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
  • ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
  • экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.

Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:

  • рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;
  • снижение рисков потери документов;
  • увеличение скорости согласования и утверждения документов;
  • повышение корпоративной культуры.

Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

Требования к системам электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:

  1. СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы.
  2. СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
  3. СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах.
  4. СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.
  5. СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM.
Читайте также:  Техника безопасности в офисе кратко

Наиболее востребованными функциями СЭД являются:

  1. Хранение и поиск документов.
  2. Поддержка делопроизводства.
  3. Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.
  4. Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.
  5. Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.

Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

Виды СЭД

Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков (см. рис.).

Рис. Диаграмма востребованности различных СЭД в российских компаниях

Как выбрать СЭД, подходящую вашему бизнесу

Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации делопроизводства, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД. Существует несколько важных критериев, при помощи которых можно понять, подходит ли программа для компании или нет.

  1. Зрелость СЭД, включая время ее существования на рынке, количество компаний, успешно применивших систему в работе, наличие обновлений. У новых систем велика вероятность возникновения ошибок и, как следствие, сбоев в организации электронного документооборота компании.
  2. Соответствие стандарту отрасли организации.
  3. Соответствие целям и задачам компании.
  4. Уровень технической поддержки СЭД со стороны компании-разработчика во время установки и в процессе эксплуатации.
  5. Возможность изменения СЭД в случае расширения деятельности организации.
  6. Доступность документации по администрированию или изменению настроек СЭД.
  7. Защита СЭД. Система должна обеспечивать защиту информации в соответствии с политикой безопасности компании.
  8. Время, необходимое на восстановление СЭД после сбоев в работе.
  9. Стоимость СЭД, включающая стоимость покупки, лицензии, администрирования и технической поддержки.

Выбор системы зависит от того, что заказчик планирует от нее получить, какими ресурсами располагает и каков уровень развития компании в сфере организации электронного документооборота.

Для того чтобы окончательно определить, какую СЭД установить на предприятии, рекомендуется предпринять несколько простых шагов:

  • провести сравнительный анализ нескольких СЭД, максимально соответствующих требованиям;
  • оценить стоимость владения той или иной программой;
  • изучить схемы лицензирования и выбрать оптимальный вариант;
  • ознакомиться с комплексом услуг, предоставляемых поставщиком;
  • изучить демонстрационные видеоматериалы;
  • установить демо-версию программы;
  • изучить функциональные возможности СЭД и выделить самые важные с точки зрения деятельности компании.

После всестороннего анализа полученных данных можно принимать окончательное решение об установке той или иной программы на предприятии.

Внедрение электронного документооборота

Внедрение электронного документооборота в организации — не такая простая задача. Недостаточно просто приобрести программу, установить ее на компьютеры и запустить в работу. Успешность внедрения зависит от соблюдения нескольких условий.

  • Активное участие в автоматизации делопроизводства со стороны руководства компании. Быстрое решение организационных вопросов, связанных с внедрением ЭДО, а также влияние на руководителей среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешной реализации поставленной цели.
  • Соблюдение этапов установки позволит выдержать необходимые сроки и уложиться в бюджет.
  • Заинтересованность ключевых пользователей. При автоматизации документооборота необходимо учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе.
  • Грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разночтений у исполнителя и заказчика в процессе эксплуатации системы.

Чем больше в процессе внедрения учитываются перечисленные принципы, тем выше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет удачным.

Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом.

  1. Разработка технического задания.
  2. Выбор IT-решения.
  3. Описание бизнес-процессов.
  4. Составление смет, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ.
  5. Внедрение электронного документооборота.
  6. Тестирование программы.
  7. Запуск СЭД в эксплуатацию.
  8. Контроль использования системы.

В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД или даже к полному срыву внедрения программы.

Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы. К основным рискам можно отнести следующие:

  • консервативность сотрудников;
  • недостаточная компьютерная грамотность работников;
  • отсутствие регламентов на основные процессы;
  • слабое техническое оснащение;
  • отсутствие четкого управления проектом.

Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД.

В целом, внедрение электронного документооборота — это не просто инновация, но радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNews Analytics, отечественный рынок СЭД — один из наиболее активно развивающихся сегментов IT-индустрии. Это объясняется тем, что основным потребителем программ является госсектор, а интерес со стороны государства обеспечивает устойчивость всего рынка.

Электронный документооборот в рамках внедрения комплексной системы автоматизации бизнеса

Как правильно организовать и запустить в работу систему электронного документооборота, нам рассказал Денис Селезнев, руководитель практики «Автоматизация: 1Ф» компании КСК групп — крупнейшего консалтингового холдинга, занимающегося разработкой и инсталляцией собственной уникальной программы автоматизации бизнеса «Первая Форма»:

«Некоторые компании, особенно небольшие, считают, что автоматизация бизнес-процессов в фирме в целях экономии средств вполне может проводиться по частям — сначала бухгалтерия, потом делопроизводство, потом все остальное. На самом деле такая мнимая экономия может впоследствии обернуться большими неудобствами и необходимостью дополнительных расходов. Представьте себе, что компания развивается, перед ней встает задача объединения всех разрозненных программ в общую систему, но нередко оказывается, что это невозможно или почти невозможно. Разные программы автоматизации не способны работать в едином режиме и приходится начинать процесс автоматизации с самого начала.

Гораздо выгоднее, проще и удобнее сразу установить комплексную систему, охватывающую все бизнес-процессы в фирме и имеющую возможность расширения в случае появления новых бизнес-процессов. КСК групп предлагает своим клиентам уникальную разработку — комплексную систему «Первая Форма». Среди ее преимуществ — быстрота внедрения, приспособляемость системы под различные бизнес-задачи, простота, мобильность и экономичность. Следует отметить, что «Первая Форма» имеет закрепленную стоимость и не потребует от заказчика дополнительных затрат в процессе эксплуатации. Мы также гарантируем высококачественную техническую поддержку и обучение персонала».

Автоматизация документооборота – не просто средство оптимизации внутренних процессов, это возможность получить преимущество в условиях жесткой конкуренции. Системы автоматизированного документооборота помогают ускорить процессы, дают руководителям цельную картину по работам компании для принятия как оперативных, так и стратегических решений.

Читайте также:  Как удалить рекламную вкладку в браузере

В этой статье рассмотрим вопросы, с которыми неизбежно сталкиваются компании при принятии решения о внедрении электронного документооборота.

Когда и почему нужна автоматизация документооборота в компании?

Документы и прочая корпоративная информация представляют собой немалую ценность, так же, как и материальные ресурсы. Чтобы быть конкурентным, нужны современные подходы к обработке документов, при этом важно уделять достаточное внимание вопросам информационной безопасности.

Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где еще активно используют бумагу:

  • документы постоянно теряются;
  • накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны;
  • часто нарушается конфиденциальность – информация попадает в чужие руки;
  • тратится масса времени на поиск нужного документа и формирование комплекта;
  • создается несколько копий одного и того же документа – на бумагу и копирование тратится немало средств;
  • подготовка и согласование документов отнимают много времени.
  • обеспечивается слаженная работа всех подразделений;
  • повышается производительность труда сотрудников за счет сокращения времени на создание, обработку и поиск документов;
  • повышается оперативность доступа к информации;
  • настраивается разграничение доступа к документам.

Автоматизированная система документооборота повысит эффективность процессов любой организации, независимо от масштаба и типа собственности.

Какое решение выбрать для автоматизации документооборота?

Каждый производитель систем автоматизации электронного документооборота, говорит, что его продукты самые функциональные, удобные и эффективные. Тем не менее, нужно обратить внимание на основные решаемые задачи:

  • автоматизация делопроизводства – решается лишь определенный класс задач, и, как правило, полноценной маршрутизации потоков работ не предусматривается;
  • управление потоками работ – обеспечивается автоматизацию бизнес-процессов, управление последовательностью действий в рамках процесса;
  • организация и управление архивами документов – это структурированное хранение и управление документами, причем как электронными, так и бумажными;
  • электронное управление документами (системы электронного документооборота (СЭД)) – объединяются возможности управления документами и процессами, при этом закрываются различные направления документооборота: делопроизводство, договоры, проекты и т.д.
  • управление ресурсами предприятия (системы класса ERP) – бытует ошибочное мнение, что ERP-решения закрывают все проблемы документооборота на предприятии, однако это не так. ERP-системы предназначены для автоматизации производственного документооборота, а не управленческого, и наиболее эффективное решение – интеграция ERP и системы автоматизации документооборота.

Часто заказчик приходит с определенной проблемой, выслушав ее, производитель предлагает свою суперсистему, которая решит эту и все другие задачи. В результате компания тратит деньги, зачастую немалые, на автоматизацию документооборота, но не получает того, что в действительности нужно. Программный продукт может быть действительно хорошим, но изначально предназначался для решения задач другого класса.

Постараемся дать несколько рекомендаций, которые помогут избежать типичных ошибок на этапе выбора.

Автоматизированные системы документооборота: советы по выбору

  1. Определитесь, решение каких задач вы хотите поручить системе автоматизации документооборота. Если в штате организации нет специалистов, способных самостоятельно определить класс программного продукта, то лучше обратиться за помощью к консультанту. Для начала можно посмотреть обзоры, публикуемые в специализированной прессе и на сайтах сообществ ИТ-специалистов.
  2. Изучите по возможности все предложения поставщиков. Обращайте внимание не только на наличие требуемой функциональности, но и на масштабируемость – чтобы в дальнейшем модно было расширить возможности и охват сотрудников.
  3. Проанализируйте с консультацией технического специалиста возможности программно-аппаратной платформы: какие СУБД поддерживаются, есть ли возможность организовать распределенную работу, насколько легко система будет интегрироваться в ИТ-окружение компании.
  4. Выбирайте решения, которые легко настраиваются, расширяются и масштабируются (т.е. обеспечивают защиту инвестиций), которые удобны в использовании, обладают эргономичным интерфейсом пользователя.
  5. Проверьте систему автоматизации документооборота в действии. Наверняка, у производителя есть демоверсия или вариант поставки с оценочными лицензиями – установите ее у себя и проверьте в действии до того, как будете покупать.
  6. Необязательно сразу приобретать мощную дорогую СЭД. Процесс организации электронного документооборота может происходить поэтапно – сначала можно внедрить простую систему, которую в дальнейшем можно развивать за счет масштабирования и добавления новых возможностей.

Внедрение системы для автоматизации документооборота: этапы, сроки, деньги

Сроки проекта автоматизации документооборота зависят от множества факторов:

Решение для автоматизации делопроизводства, состоящее из одного рабочего места секретаря, можно внедрить за неделю. Внедрение системы класса ERP может занять целый год, причем необязательно, что число рабочих мест будет большим.

Срок внедрения системы автоматизации электронного документооборота, естественно, зависит от числа пользователей и серверов. Всех будущих пользователей необходимо обучить, на всех персональных компьютерах и серверах – установить и настроить программное обеспечение.

Удобство настройки и адаптации.

Адаптация решения в соответствии с требованиями заказчика (иногда используют термин «кастомизация») возможна двумя способами – простая настройка и изменение программного кода. Если система адаптируется путем изменения настроек, то процесс адаптации проходит быстрее.

Процесс организации документооборота на любом предприятии состоит из нескольких этапов:

  • Исследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.
  • Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.
  • Адаптация автоматизированной системы документооборота на основе информации, полученной на этапе обследования.
  • Установка программного обеспечения и опытная эксплуатация.
  • Окончательная настройка электронного документооборота на предприятии с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
  • Обучение персонала организации.

Некоторые их этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следуют обратить на обучение персонала – не следует экономить на этом этапе, так как в случае неподготовленности пользователей даже самая совершенная система документооборота будет малоэффективна.

В зависимости от перечисленных факторов автоматизация документооборота может занять от 2 недель до полугода.

Цена проекта зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей, масштаба организации электронного документооборота. Общая стоимость складывается из стоимости лицензий на ПО, стоимости работ, проводимых подрядчиками при внедрении.

Сумма, потраченная на внедрение, часто превышает суммарную стоимость лицензий на ПО – к этому нужно быть готовым. Экономить на проекте внедрения – заведомо проигрышная стратегия. Эффективность системы в подавляющем большинстве случаев зависит от правильного внедрения: важно учесть все требования и прийти к оптимизирующим решениям.

Экономическая эффективность – миф или реальность?

Вопросы экономической эффективности автоматизации документооборота поднимаются все чаще в. Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации документооборот достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации.

Чем масштабнее документооборот на предприятии, тем сложнее оценить его экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа можно оценить экономический эффект, но мы не будем останавливаться на математических выкладках. Выделим основные факторы, влияющие на экономический эффект.

  • Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнение рутинных операций по работе с документами сотрудники могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ.
  • Системы электронного документооборота позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений предприятия и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.
  • Руководители компаний получают удобный инструмент мониторинга и контроля исполнительской дисциплины сотрудников. Своевременное перераспределение ресурсов, объективная оценка трудоемкости и нагрузки на подразделения, возможность контролировать отдельно взятые процессы – все это способствует росту личной ответственности каждого сотрудника.

Существуют и другие выгоды, которые дает система автоматизации докуменооборота. Они не всегда явные, но, безусловно, так же влияют на эффективность деятельности организации в целом. Речь о том, что повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий.

Ссылка на основную публикацию
Сборка пк без корпуса
Если серьезно, то компьютер без корпуса работать может и даже будет, но это достаточно опасно, особенно когда вы плохо понимаете...
Ростелеком брянск личный кабинет вход
Наименование организации: ПАО «Ростелеком» Официальный сайт: rt.ru Вход в личный кабинет Ростелеком Вход в личный кабинет Ростелеком осуществляется по адресу:...
Ростелеком изменил лицевые счета
Когда вы решили стать абонентом компании Ростелеком, то с вами был заключен договор, в котором была указана информация, которая требуется...
Сборка пк на райзен 3 1200
Socket AM4, 4-ядерный, 3100 МГц, Turbo: 3400 МГц, Summit Ridge, Кэш L2 - 2048 Кб, Кэш L3 - 8192 Кб,...
Adblock detector