Как в аутлуке сделать шаблон письма

Как в аутлуке сделать шаблон письма

Почтовые программы офисного семейства компании Майкрософт от версии к версии уже привычно наследуют, прямо сказать, неважную восприимчивость к html-письмам. Возможность к восприятию лишь некоторых элементов html-разметки напрочь перечеркивает способность к адаптивности у писем, отправленных Outlook-ами всех версий обозримого прошлого. И в этом смысле, Outlook 2016 не исключение.

Это не значит, что нет принципиальной возможности создания и отправки html-сообщения при помощи этой, по многим другим аспектам уважаемой, программы, но подразумевает внимательное и аккуратное обращение с письмами в HTML. Для того, чтобы адресат увидел ваше отправление в том виде, как вы и запланировали, крайне желательно сделать предварительную отправку созданного письма самому себе для контроля и оценки внешнего вида.

Видео

Используем программу-посредник, или вариант № 1

Вставить код html в создаваемое Outlook 2016 сообщение можно через текстовый редактор того же семейства — MS Word 2016. Для этого нужно открыть в нём файл заготовки нашего послания через контекстное меню командой «Открыть с помощью»

Рис. 1

Если, Word-а вдруг в предложенном списке будет не видно, добраться до него придётся через команду «Выбрать другое приложение» того же меню.

После того, как наш html-файл откроется, выделим всё его содержимое. Сочетание клавиш «ctrl+А» позволяет выполнить это в одно движение. Выделенное — копируем в буфер обмена.

Рис. 2

Теперь следует вернуться в Outlook 2016. В группе команд «Главная» кликаем по кнопке «Создать сообщение»

Рис. 3

В открывшемся новом окне для создания сообщений указываем адресата для нашего послания. Учитывая упомянутые выше «способности» Outlook-а к восприятию html-кода, не будет лишним для начала указать там собственный адрес, для тестовой отправки. Кроме того, в соответствии с этикетом электронной переписки, сразу укажем тему письма, чтобы не забыть об этом после. После чего — ставим курсор в поле ввода текста сообщения и вставляем из буфера скопированное на предыдущем шаге.

Рис. 4

Результат — готовое к отправке html-сообщение в виде точной копии нашего файла.

Рис. 5

Используем возможности Outlook-2016 для вставки готового html-кода, вариант№ 2

Для размещения кода письма средствами Outlook придётся немного поработать с настройкой интерфейса этой программы. Нам понадобится добавить команду «Вложить файл» на панель быстрого доступа в окне создания сообщений. Отметим сразу, что одноименное действие из группы команд «Вставка» нам не подойдёт, оно предполагает прикрепление файла к письму, а мы же преследуем сейчас иную цель.

Итак, создав новое письмо, раскрываем список под треугольником в левом верхнем углу окна создания сообщений.

Рис. 6

После этой манипуляции в заголовке окна появляется пиктограмма в виде скрепки, «Вложить файл». Её нажатие инициирует диалог для выбора нашей html-заготовки. Когда целевой файл с расширением .html отобразится, выделяем его одинарным кликом мыши и раскрываем список (под треугольником) рядом с командой «Вставить», далее выбираем действие «Вставить как текст».

Рис. 7

И видим отображение своего письма в окне создания сообщения. Для готовности остаётся, как и всегда, заполнить поля адресатов и темы отправления.

Рис. 8

Использование инструмента «шаблон» для сохранения писем в html-формате

Читайте также:  Кухонная вытяжка с фильтрами

Если возникает задача сохранения созданного html-письма для каких-либо целей, то в Outlook 2016 для этого есть подходящее средство — внутренние шаблоны. Файлы шаблонов для Outlook имеют свой собственный формат, и этот тип файлов распознаётся по расширению .oft

Для создания шаблона следует, находясь в окне создания сообщений выполнить цепочку команд: «Файл» — «Сохранить как». В открывшемся окне «Сохранение элемента» необходимо выбрать в поле «Тип файла» значение «Шаблон Outlook (.oft)»

Рис. 9

Нажатием «Сохранить» подтверждаем выполняемое действие. Вновь созданный шаблон сохраняется в папке, месторасположение которой по умолчанию задаётся путём «Диск:UsersПользовательAppDataRoamingMicrosoftШаблоны». Если есть потребность, можно задать своё, отличное от стандартного, расположение.

У произведённого только что действия есть одно неудобное следствие: вновь сохранённого шаблона из интерфейса программы видно не будет. «Обмануть» это неудобство можно созданием папки для хранения шаблонов средствами самого Outlook-а. Попробуйте поступить вот так: правым щелчком мыши на имени вашего почтового ящика в главном окне программы инициируем открытие контекстного меню. В нём выбираем команду «Создать папку».

Рис. 10

Назовём эту папку наглядно: «Шаблоны». И затем, обычным перетаскиванием файла прямо из окна «Проводника», скопируем в неё файл шаблона, содержащий наше html-письмо.

Рис. 11

Теперь необходимое html-послание находится под рукой, готовое и к немедленной отправке, и, вдруг понадобись, к редактированию.

Рис. 12

Редактирование html-сообщения в Outlook 2016

Строго говоря, для редактирования html-файлов, а именно ими являются, как мы помним, html-письма, Outlook не предназначен. Но всё же, минимальные возможности для этого в нём есть.

Во-первых, текст. С ним как раз всё просто: ставим курсор в нужное место текста открытого письма, и можно добавлять, удалять, править. Следует лишь воздержаться от создания новых текстовых полей и вставки значительных текстовых блоков — можно нарушить разметку письма. И это уже будет совсем другая история.

Второе, это картинки. Про них следует знать главное: изображения из вашего html-письма должны храниться на внешнем сервере, а не на вашем локальном компьютере, иначе Outlook не сможет их корректно отображать. Соответственно, и ссылки на картинки в html-коде сообщения должны указывать вовне, на сервер. Такие манипуляции, как вставка новых блоков с изображениями, непредсказуемо может отразиться на разметке html-письма, и лучше такую правку тут не практиковать. Разве что, заранее позаботившись о создании картинки точно такое же физического размера, как и подлежащая замене, можно безболезненно заменить одно изображение другим. Манипуляции таковы: в окне создания сообщения правым кликом по изображению вызываем контекстное меню, и в нём выбираем «Изменить рисунок. »

Рис. 13

И через окно «Вставка рисунка» внедряем в письмо нужное изображение, подтверждая действие командой «Вставить» внизу этого окна.

Что касается гиперссылок, внедрённых в наше html-письмо (это будет третий тип объектов, доступных для манипуляций редактирования), действия с ними будут различаться в зависимости от того, к тексту или к картинке привязана редактируемая ссылка. Общим будет инициирующее правку действие: правый клик по объекту с гиперссылкой для вызова контекстного меню. А далее, в зависимости от намерений и типа объекта, можно выбрать соответствующий пункт для добавления, удаления или изменения ссылки.

Читайте также:  Как создать новый стиль в word 2007

Рис. 14

Следом откроется соответствующее выбору окно, где и можно будет завершить редактирующее действие.

На этом, пожалуй, возможности редактирования в Outlook-е будут исчерпаны. Остается надеяться, что доступных возможностей вам хватит для решения минимальных задач по правке, в более же серьёзных случаях придётся обращаться к специализированному инструментарию.

Что ж, пожелаем нашему html- письму гладких интернет-дорог, а себе — достижения целей, ведь для чего-то же мы составляли наше послание. В добрый путь!

Частенько нам приходится писать «типовые» письма — коммерческие предложения, отчеты, ответы на типовые вопросы и т.п. Столкнувшись в очередной раз с необходимостью отправить одно из таких электронных сообщений, что мы делаем? Ну, конечно же — ищем последний отправленный email с примерно таким же содержанием, чтобы скопировать его текст в новое электронное письмо! И хотя в принципе этот метод работает вполне успешно, случаются и накладки — то отправить сообщение нужно «вот прямо сейчас», то старое сообщение упрямо не находится.

В такие моменты самое время подумать о том — не проще ли не мучиться лишний раз, а взять и создать готовый шаблон для типовых электронных сообщений? И здесь на помощь нам придет замечательная почтовая программа MS Outlook.

Шаблон email-сообщения который мы будем использовать в дальнейшем

Создаем шаблон письма в MS Outlook

Для начала запустим Outlook и создадим новое сообщение, указав в нем необходимый текст, заголовок, в общем все данные необходимые для создания шаблона будущего email, кроме разве что получателя. Нажмите кнопку «создать» и заполните сообщение требуемым текстом.

Теперь в меню «Файл» выберите пункт «Сохранить как», укажите на диске место где будет хранится ваш email-шаблон, задайте шаблону понятное имя и самое главное — в поле «Тип файла» выберите вариант «Шаблон Outlook (*.oft)».

Сохраняем шаблон письма Outlook на диске

Используем шаблон письма в MS Outlook

И вот тут, надо отметить, ребята из Microsoft дали маху, а вернее, поступили настолько странно, насколько это вообще возможно — если создание email-шаблона для электронных писем в Outlook интуитивно понятно и очень просто, то механизм использования уже созданного шаблона настолько «удивителен», что если не знать что делаешь, самостоятельно до решения задачи просто не доберешься.

Итак, чтобы создать в MS Outlook письмо из заготовленного ранее шаблона, необходимо сделать следующее:

На панели «Главная» в группе «Создать» выбрать пункт «Создать элемент», в нем выбрать пункт «Другие элементы», а уже в нем отыскать пункт «Выбрать форму».

В окне «Выбор формы» необходимо выбрать из выпадающего списка «Папки» вариант «Шаблоны в файловой системе»….

…и о чудо, наконец-то найти созданный ранее шаблон!

Чтобы создать в Outlook письмо из шаблона нужно проделать ряд довольно не очевидных действий…

Остается только выбрать нужную строку и нажать кнопку «Открыть» — немедленно будет создано новое сообщение в точности повторяющее наш шаблон (включая вложенные файлы). Вам останется только вписать адрес электронной почты получателя в поле «Кому» и можно отправлять сообщение.

Читайте также:  Игры похожие на варкрафт 3 список

Хотя сам принцип использования шаблонов электронных писем в Outlook, согласитесь, выглядит не совсем очевидно, пользоваться шаблонами удобно и просто. И этим надо пользоваться!

Выбор ранее созданного email-шаблона из списка шаблонов Outlook

Небольшой рецепт на MS VB для сисадминов, которые хотят упростить жизнь сотрудникам.

Задача: девочка на reception периодически отправляет официальные анонсы всей компании. При этом дизайн, нарисованный дизайнером есть, а процесс отправки находится в состоянии вплоть до «отыскать старое письмо в отправленных, нажать переслать всем, отредактировать текст и тему письма, отправить».

Есть два способа:
Шаблоны — подойдет для простых вариантов, когда все поля статичны
VBA — под катом рассмотрим пример создания простейшего шаблона на встроенном в Outlook Visual Basic.

Есть еще конечно и нормальный способ — взять программиста, который напишет автоматическую рассылку писем на любом удобном ему движке, получить данные о сотрудниках из Exchange или LDAP и все будет ок, но для этого надо бюджет. Кому интересно костыль — под кат.

VBA-макрос можно настроить на автоматическое заполнение всех полей достаточно гибко. Вызов макроса можно добавить прямо в ленту Outlook, создав для нее пиктограмму.
Пользователь может случайно удалить файл с шаблоном, или запороть его. В таких случаях, макрос надежнее, и всегда на панели быстрых кнопок.

Верстка письма в Outlook идет в HTML, и ниже — инструкция и пример простого кода, который создает письмо, аттачит две картинки с логотипами, форматирует html-тело письма, прописывает поля письма.

Итак:

  • Запускаем редактор макросов в Outlook (Alt+F11)
  • Создаем новый модуль
  • Пишем код
  • 4. Добавляем вызов данного макроса в ленту Outlook
  • 5. Профит

Как можно улучшить?
Можно добавиьт несколько inputbox, или форму с radio button, где можно будет выбрать какие-то параметры, выбирая или адресатов, или нужный подвид анонса.
Можно делать поиск по адресной книге outlook (цикл по Outlook.Application.GetNamespace(«MAPI»).AddressLists(«Global Address List»).AddressEntries), и использовать информацию из карточки (имя, проект, контактные данные), создавая персонифицированные письма.
Можно сделать несколько заготовок для разных полей, и выбирать нужное случайно или по дате/времени.

К сожалению, столкнулся с тем, что если просматривать html письма Не в desktop outlook, могут возникать проблемы

Даже родной web-интерфейс exchange по какой-то причине может откусывать части, которые он считаем лишними (у меня он не отображал картинки в заголовке таблицы, хотя отображал фотки сотрудников в той же таблице). Выяснить принцип по которому он выбирал что отображать или нет, я не смог — все файлы аттачились одинаково.
Клиент с мака видит съехавший дизайн, там еще хуже вем в web-интерфейсе.
Причина в том, что exchange переделывает весь html-код и выводит его по своим личным правилам, используя жуткие cpan вместо того, что дизайнил я (div/table. ). Попытки нагуглить решение пока печальные — видимо в текущем exchange это сделать нельзя. Если у вас были успешные решения — поделитесь!

Ссылка на основную публикацию
Исчезла переписка в контакте с одним человеком
Всем привет, уважаемые читатели блога AFlife.ru! Большинство пользователей социальной сети ВКонтакте зарегистрировали профиль много лет назад. Конечно, за это время...
Защищенный пдф снять защиту
Файлы PDF, разработанном компанией Adobe Systems, являются одним из самых распространенных форматов, который используется для создания различных электронных документов, книг,...
Звезда на небе мигает разными цветами
Вы замечали, каким тихим и безмятежным кажется звездное небо? И стоит только на минуту остановиться и заглянуть в него, как...
Исчерпав включенный баловаться кухонный подчас
В одном из приведённых ниже слов допущена ошибка в постановке ударения: НЕВЕРНО выделена буква, обозначающая ударный гласный звук. Выпишите это...
Adblock detector