Экспорт задач из outlook

Экспорт задач из outlook

Выше мы рассмотрели простейшие способы сохранения элементов Outlook в виде файлов, имеющих стандартные типы. Но иногда необходимо перенести информацию из Outlook в другое приложение с наименьшей потерей информации или в приложение, вообще не. поддерживающее работу со стандартными форматами. Как быть в этом случае?

Outlook может решить и эту проблему. Посредством специальных конверторов элемент может быть сохранен в формате определенного приложения с наименьшей потерей информации. Набор конверторов Outlook достаточно широк и охватывает практически все популярные приложения управления информацией. Процесс конвертирования элемента Outlook в элемент другого приложения называется экспортом (Export), и наоборот, конвертирование из приложения в Outlook — импортом (Import).

Таблица типов

В табл. 17.1 приведены типы файлов, которые могут быть экспортированы и импортированы при использовании Outlook. Подробно о процедурах импорта и экспорта будет рассказано далее в этой главе.

Программа Расширение Импорт Экспорт
Microsoft Schedule+ 1 .0 cal Да Нет
Microsoft Schedule+ 7x scd Да Нет
Microsoft Schedule Plus Interchange sc2 Да Нет
Microsoft Mail File mmf Да Нет
Microsoft Outlook Personal Folders file pst Да Да
Microsoft Outlook Personal Address Book pab Да Да
Microsoft Internet Mail (IE 3.02) pst Да Нет
Microsoft Outlook Express Да Нет
ACT! 2.0, 3.0, or 4.0 for Windows dbf Да Нет
ECCO3.0, 3.01,3.02, or 4.00 eco Да Нет
Eudora Light (1.54 or 3.0.1) Да Нет
Eudora Pro 2.2, 3.0, or 3.0.1 Да Нет
Netscape Mail 2.02, 3.0, or 3.01 Да Нет
Netscape Messenger 4.0 Да Нет
Lotus Organizer 2.1, 97, 97GS/4.1, and 5.0 org — org5 Да Нет
Comma Separated Values (MS-DOS) CSV Да Да
Comma Separated Values (Windows) CSV Да Да
Tab Separated Values (MS-DOS) txt Да Да
Tab Separated Values (Windows) Ut Да Да
(calendar ics Да Нет
Vcalendar vcs Да Нет
Vcard vcf Да Нет
Microsoft Access mdb Да Да
Microsoft Excel xls Да Да
Microsoft FoxPro dbf Да Да
DBASE dbf Да Да

Таблица 1 7, 1. Типы файлов, поддерживаемые Outlook

По умолчанию для некоторых приложений конверторы не устанавливаются, и при попытке экспортировать элемент в данный формат появится соответствующее предупреждение. Если вы с ним согласитесь, недостающий компонент будет установлен.

Если Outlook не имеет конвертора в формат какого-либо приложения А, то можно проявить смекалку и конвертировать вначале в стороннее приложение В, которое поддерживает необходимый формат. И уже средствами этого приложения конвертировать в требуемое приложение. Например, Outlook не поддерживает формат приложения Lotus 1-2-3, но, воспользовавшись приложением Excel, которое поддерживает работу с Lotus, можно добиться требуемого результата.

Экспорт элементов

Давайте рассмотрим конкретный пример экспорта информации. Характерным случаем в данной ситуации является перенос списка контактов из Outlook в другие приложения Microsoft Office (Excel или Access) для более специфической работы над ними средствами именно этого приложения. Допустим, что в нашем случае им будет являться Excel.

Пример 17.3. Экспорт элементов Outlook

> Файл > Импорт и экспорт. (Запустится мастер импорта и экспорта (рис. 17.5)

Выберите нужное действие Экспорт в файл Далее

Создать файл следующего типа Microsoft Excel Далее (рис. 17.6)

Выберите папку для экспорта Контакты Далее

Имя файла := Контакты

Экспорт "Контакты" из папки "Контакты"

Рис. 17.5. Мастер импорта и экспорта

Читайте также:  Sony vegas pro отзывы о программе

Рис. 17.6. Диалоговое окно Экспорт в файл

Прервем формальное рассмотрение работы Мастера экспорта и импорта, чтобы подробнее остановиться на работе с диалоговым окном Соответствие полей (Map Custom Fields). В левом списке (Из) отображаются все поля контакта. Используя кнопки , можно просмотреть все контакты, точнее все значения полей для контактов. Правый список (В) отображает поля (и их порядок), которые будут показаны в таблице Excel. По умолчанию будут указаны все поля. Естественно, что это не всегда устраивает пользователя, поскольку большинство полей контакта могут быть не заполнены, и все равно они будут отображаться и занимать место.

Для изменения отображения полей нажмите кнопку Очистить (Clear Map), таким образом все поля из правого списка будут удалены. Для восстановления всех полей нажмите кнопку По умолчанию (Default Map). Теперь, когда правый список пуст, давайте добавим необходимые для отображения поля. Для этого выделите один из них в левом списке и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите его в правый список. Перенесите таким образом все необходимые поля. Для удаления поля из списка нужно проделать обратную процедуру: перенести поле из правого списка в левый. Порядок, в котором поля помещаются в правый блок, определяет расположение информации в экспортируемом файле. Позицию поля, вставляемого в правый список, можно менять путем перемещения этого поля по списку.

После указания полей в диалоговом окне Соответствие полей нажмите кнопку ОК, и вы автоматически вернетесь в режим работы Мастера экспорта. Осталось нажать кнопку Готово, после чего появится диалоговое окно Импорт и экспорт, демонстрирующее процесс конвертирования элемента. После преобразования элемента это диалоговое окно исчезнет, следовательно, Мастер завершил свою работу. Теперь можно открыть созданный файл и убедиться в правильности и точности заданных в Мастере правил преобразований.

Замечание

Помимо-преобразования элементов в формат некоторого приложения, можно выбрать формат Текст с разделителями (Separated Values). Данный формат очень прост и удобен, поскольку, как было сказано выше, большинство программ поддерживает текстовый формат, а использование разделителей (запятые или метки табуляции) позволяет сторонним приложениям самостоятельно преобразовывать данный формат к своему типу. Так, например, Outlook не может экспортировать элементы в Microsoft Word, но конвертирование элементов в формат Текст с разделителями позволяет текстовому процессору прочитать созданный файл и преобразовать его к более удобному виду уже собственными средствами.

Импорт элементов

Импорт обратная экспорту процедура, т. е. данные из некоторого файла перемещаются в базу Outlook. Давайте проверим обратное преобразование файла Контакты.хls в папку Outlook. Для этого создайте специальную папку, например ИмпортКонтакты, в которую будет помещена информация из файла Excel.

Пример 17.4. Импорт элементов

>Файл > Импорт и экспорт. (Запустится мастер импорта и экспорта)

Выберите нужное действие Импорт из другой программы или файла

Выберите файл для импорта Microsoft Excel

Файл Контакты, xls

разрешить создание дубликатов (рис. 17.7) Далее

Выберите папку назначения ИмпортКонтакт Далее

Примечание: инструкция написана на примере русской версии Ms Outlook 2011. Для других версий этой программы шаги будут аналогичные, но интерфейс будет незначительно отличаться от примеров на рисунках.

Импорт календаря

Для начала откройте Outlook и перейдите во вкладку «Календарь» (можно воспользоваться сочетанием клавиш CTRL + 2).

Выберите в списке календарей в левой части экрана тот, из которого Вы хотите перенести задачи в TimeMaster. Если у Вас всего один календарь – пропустите этот шаг. Чтобы проверить, правильно ли Вы выбрали календарь – посмотрите заголовок окна Outlook – он должен совпадать с названием календаря.

Читайте также:  Оценить неопределенность скорости электрона в атоме водорода

Нажмите в главном меню «Файл» – «Сохранить календарь».

В открывшемся окне нажмите кнопку «Дополнительно».

В открывшемся окне укажите диапазон дат, которые будут сохранены, а также выберите во вкладке подробности «Ограниченные сведения» или «Полные сведения» в зависимости от того, хотите ли Вы импортировать заметки для задач. Вариант «Только доступность» не подходит.

Нажмите «ОК», затем «Сохранить».

Перейдите на страницу импорта задач, выберите источник данных Outlook и загрузите сохраненный ранее файл.

Система произведет его разбор и предложит выбор варианта действия для каждой из задач.

Импорт списка задач

Outlook хранит список задач отдельно от календаря, поэтому для импорта списка задач необходимо либо перенести их в календарь и сохранить календарь, как было описано выше на странице, либо сохранить их в виде текста и импортировать как текст.

Вариант 1 – Предварительный перенос задач в календарь

Перейдите во вкладку «Задачи» в Outlook (можно воспользоваться сочетанием клавиш CTRL + 4).

Выделите задачи, которые хотите переместить в TimeMaster, и нажмите «Переместить» — «Календарь» в верхнем меню Outlook.

После этого задачи будут скопированы в календарь Outlook, и Вы сможете их импортировать уже из календаря, как это было описано выше в пункте «Импорт календаря».

Вариант 2 – Импорт списка задач в виде текста

Перейдите во вкладку «Задачи», выделите задачи, которые хотите импортировать, и нажмите кнопку «Импорт и экспорт» в главном меню Outlook.

Если в списке нет этой команды, добавьте её через «Настройки панели быстрого доступа», выбрав в пункте «Другие команды».

После нажатия кнопки «Импорт и экспорт» следуйте инструкциям Outlook, выбирая по ходу диалогов пункты «Экспорт в файл» — «Значения, разделенные запятыми, Windows» — «Задачи».

Перейдите на страницу «Импорт задач» в органайзере, выберите пункт «Текстовый файл» и вставьте туда задачи из сохраненного файла Outlook.

(Microsoft Outlook 2003) 10.2 Импорт и экспорт данных

Table of Contents:

Microsoft предоставляет простую в использовании функцию импорта, которая переносит задачи, созданные вами в Outlook на проект 2013 года. После того, как вы начнете думать о том, что должно быть выполнено в проекте, задачи начинают напоминать размножающихся кроликов; то, что может начаться как серия простых задач в Outlook, часто становится полноправным проектом. Вот где импортируется.

Функция Импорт Outlook Tasks — это, по сути, карта импорта, предварительно настроенная для работы с полями задач Outlook. Выполните следующие шаги для импорта задач Outlook в Project:

Откройте план, в который вы хотите вставить задачи, или откройте новый проект (выберите «Файл» → «Создать», нажмите «Пустой проект» и нажмите «Создать»).

Перейдите на вкладку «Задача» на ленте, нажмите нижнюю часть (со стрелкой вниз) кнопки «Задача» в группе «Вставка» и нажмите «Импорт задач Outlook».

Если появляется предупреждающее сообщение Microsoft Outlook, нажмите «Разрешить».

Появится диалоговое окно Импорт параметров Outlook.

Установите флажок рядом с каждой задачей, которую вы хотите импортировать, или нажмите кнопку «Выбрать все», чтобы импортировать все задачи Outlook.

По умолчанию Outlook хранит задачи в папке «Задачи». Выбор флажка «Папка: Задачи» — это еще один способ выбора всех задач в Outlook.

Читайте также:  Что будет если на земле исчезнут люди

Нажмите кнопку OK.

Задачи импортируются, а затем отображаются в конце списка задач с измененной подсветкой.

Когда вы импортируете задачу из Outlook, ее имя, продолжительность и заметки (если есть) также импортируются. Если задача в Outlook не имеет продолжительности, и вы выбрали автоматическое расписание в качестве режима задачи проекта, Project создаст задачу с оценочным однодневным временным кадром.

Вставка гиперссылок

Вы можете вставлять гиперссылки в контур проекта, что обеспечивает удобный способ быстрого открытия другого проекта, другого файла любого типа или веб-страницы.

Вы можете вставить гиперссылку и создать задачу, которую вы можете использовать для представления времени или затрат другого проекта или подпроекта в плане, поскольку информация о сроках и стоимости не переносится из гиперссылки. Гиперссылки чаще используются для связи с документацией для существующей задачи, такой как техническая документация, допущения или внешняя информация.

Чтобы вставить гиперссылку на другую в проекте, выполните следующие действия:

Введите имя новой задачи в ячейку с именем пустой задачи.

Щелкните правой кнопкой мыши на ячейке имени новой задачи, для которой вы хотите, чтобы гиперссылка задавалась.

Появится диалоговое окно «Вставить гиперссылку».

В поле «Текст для отображения» введите текст, который вы хотите отобразить для гиперссылки.

Убедитесь, что в этом тексте четко указано, какая информация суммируется.

В области «Ссылка на» щелкните значок «Существующий файл» или «Веб-страница».

Вы можете ссылаться на документ любого типа или на веб-страницу.

В списке Look In найдите и выберите файл, в который вы хотите вставить гиперссылку.

Нажмите кнопку OK.

Текст ссылки вставляется, и в поле Индикатор появляется символ гиперссылки. Вы можете просто щелкнуть этот символ ссылки, чтобы открыть другой файл.

Вставка одного проекта в другой

Вы также можете вставлять задачи из одного проекта в другой. Вы делаете это, вставив весь существующий проект в другой проект. Вложенный проект — это подпроект . Этот метод полезен, когда различные члены команды проекта управляют различными этапами более крупного проекта.

Возможность собирать подпроекты в одном месте позволяет создать мастер-расписание, из которого вы можете просматривать все в одном месте все части более крупного и сложного проекта.

Если вы вставляете несколько подпроектов, создайте пул ресурсов, которые вы предоставите всем подпроектам для согласования ресурсов.

Выполните следующие шаги, чтобы вставить другой файл проекта в расписание:

В представлении диаграммы Ганта выберите задачу в списке задач, выше которого вы хотите вставить другой проект.

Выберите «Проект» → «Подпроект».

Команда Subproject находится в группе Insert.

Используя панель навигации и список файлов, найдите файл, который вы хотите вставить, и нажмите на него, чтобы выбрать его.

Если вы хотите ссылаться на другой файл, чтобы любые обновления для него отражались в копии проекта, который вы вставляете, убедитесь, что установлен флажок «Ссылка на проект».

Нажмите кнопку «Вставить», чтобы вставить файл.

Вложенный проект появляется над заданием, которое вы выбрали, когда вы начали процесс вставки.

Задача высочайшего уровня вставленного проекта отображается на уровне задачи, которую вы выбрали, когда вы вставили проект, при этом все остальные задачи ниже его в порядке очереди. Если вам нужно, используйте инструменты Outdent и Indent на панели инструментов форматирования, чтобы поместить вставленные задачи на соответствующий уровень в проекте.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector