Форма данных используется в excel для

Форма данных используется в excel для

Microsoft Excel может генерировать встроенную форму данных (Форма данных. Диалоговое окно, поочередно отображающее полные записи. В форме данных можно добавлять, изменять, удалять записи и проводить их поиск. ) для списка. Форма данных отображает все заголовки столбцов списка в одном диалоговом окне, с пустым полем рядом с каждым заголовком, предназначенным для ввода данных в столбец. При этом можно ввести новые данные, найти строки на основе содержимого ячейки, обновить имеющиеся данные и удалить строки из списка.

Используйте форму данных, если простого перечисления столбцов вполне достаточно, и вам не требуются более сложные или настраиваемые возможности. Форма данных может облегчить ввод данных, например, когда имеется широкий список, количество столбцов которого превышает число столбцов, которое может одновременно отображаться на экране.

1.Использование Списка ячеек в качестве базы данных

2.Использование Формы для ввода данных

3.Проверка данных при вводе

4.Сортировка строк и столбцов

4.1.Сортировка по нескольким столбцам

4.2.Задание пользовательского порядка сортировки

4.3.Сортировка в пользовательском порядке

5.Использование Фильтра для поиска записей

6.Создание Фильтра по стандартным условиям

7.Создание Пользовательского Фильтра и Расширенного Фильтра

8.Использование Расширенного Фильтра

9.Использование команды Итоги для организации списков

10.Работа в Режиме структуры

11.Создание Сводных таблиц

Часто в повседневной работе при­ходится следить за большими объ­емами информации — списками почто­вой рассылки, телефонов, торговых операций и т. д. Приложение Excel упрощает решение таких задач с помощью содержащихся в нем средств обработки списков.

Спис­ком называется таблица с данными, разделенная на столбцы-поля и строки-записи. В сущности, список представляет собой базу данных, но поскольку он хранится в книге Excel, а не в фай­лах специального формата, созданных программами типа Access или FoxPro, то фирма Microsoft употребляет для Excel термин список.

1.Использование Списка ячеек в качестве базы данных

Список — это набор строк (подчиняющийся несколько более строгим ограничениям, чем обычный лист с постоянными заголовками столбцов), в которых хранятся данные постоянного формата. Для построения Листа, способ­ного воспринимать все команды Excel по обработке списков, существуют определенные принципы.

Создаваемый Список должен иметь постоянное количество столбцов. Количество строк является переменным, что позволяет позднее добавить, удалить или переставить записи для того, чтобы список содержал оперативную информацию. В каждом столбце должна содержаться однотипная информация, и в списках недопустимы пустые строки или столбцы.

Создание Списка в Excel:

1. Открыть новую Книгу или новый Лист в существующей Книге. Лучше всего размещать списки на отдельных Листах, чтобы Excel смог автоматически выделить данные при выполнении команд обработки списков.

2. Создать Заголовки для каждого Поля в Списке, задать их выравнивание и отформатировать жирным шрифтом.

3. Отформатировать находящиеся под заголовками ячейки в соответствии с данными, которые в них должны храниться. Это подразумевает наложение числовых форматов (денежных или даты), изменение выравнивания и т. д.

Читайте также:  Можно ли ставить узо после счетчика

4. Ввести новые записи (то есть данные) под Заголовками. (См. Рис.1)При этом следует соблюдать единый стиль заполнения, чтобы позднее взаимосвязанные записи могли быть выделены в группы. Количество строк может быть любым; в списке не должно быть пустых строк (даже между заголовками столбцов и первой записью). Каждый столбец представляет собой Поле, содержащее однородную информацию. Каждая строка соответствует Записи данных

5. После завершения сохранить Книгу. При этом следует продумать меры предосторожности — создание резервной копии, тем более, если Список содержит важную информацию.

Рис. 1. Список на листе Excel, дополненный Заголовками столбцов

Автозавершение значений ячеек помогает при вводе повторяющихся значений в списках — вводимые слова распознаются и автоматически заверша­ются (См. Рис.1). Чтобы воспользоваться им, необходимо выполнить:

Кнопка Office – кнопка Параметры Excel – соответствующее диалоговое окно –

категория Дополнительно — флажок Автозавершение значений ячеек (См. Рис.2)

Чтобы Excel смог правильно распоз­нать данные для группировки, сортировки и вычислений, необходимо, чтобы повторяющиеся названия и другие данные в точности совпадали в разных записях.

Рис. 2. Диалоговое окно Параметры Excel — флажок Автозавершение значений ячеек

2.Использование Формы для ввода данных

Для облегчения обработки данных в списках в Excel имеется инструмент Форма, предназначенный для добавления, удаления и поиска записей.

Кнопка Форма должна быть установлена на Панель Быстрого Доступа (См. Рис.3):

Рис. 3. Создание кнопки Форма на Панели Быстрого Доступа

Кнопка Office – кнопка Параметры Excel – соответствующее диалоговое окно – категория Настройка – раскрывающийся список Выбрать команды из — опция Все команды – выбор кнопкиФорма,затемкнопка Добавить.

Установленная наПанель Быстрого Доступа кнопкаФормавызывает при выделенном Списке диалоговое окно с полями из Списка и несколькими управляющими кнопками (См. Рис. 4). По умолчанию в окне выводится первая запись, но вертикальная полоса прокрутки позволяет перейти к остальным. Приложение Excel добавляет новые записи в конец списка; чтобы вызвать пустую запись, следует прокрутить список до конца или нажать кнопку Доба­вить.

Хотя записи достаточно часто вводятся непосредственно на Листе, инструмент Форма предоставляет полезную альтернативу (например, для менее квалифицированных работников, которым поручен ввод данных), и в некото­рых случаях работа с ней происходит быстрее.

Рис. 4. Команда Форма предоставляет дополнительные средства для заполнения строк и столбцов списка

3.Проверка данных при вводе

Если с Листом работают сразу несколько пользователей, желательно контролировать тип вводимой ими информации и свести к минимуму ошибки ввода. Например, можно потребовать, чтобы в столбец Месяц можно было ввести только январские и февральские даты или чтобы сумма в столбце Объем входила в определенный диапазон. В Excel выполнение подобных условий проверяется при помощи инструмента Проверка вода. С его помощью возможно частично или полностью защитить Лист от ошибок ввода, которые приводят к неправиль­ному вычислению формул или к нарушению работы средств обработки списков.

Читайте также:  Https bud minfin rk gov ru

Критерий правильности ввода для определенного диапазона ячеек задается следующим образом:

1. Выделить ячейки столбца, для которого устанавливается проверка ввода. В выделенный диапазон должны войти как ячейки с данными, так и нижние пустые ячейки, куда будут вводиться новые записи.

Вкладка ДанныеГруппа Инструментов Работа с данными — раскрывающийся список Проверка данных

– кнопка Проверка данных — соответствующее диалоговое окно — вкладка Параметры (См. Рис. 5).

Рис. 5. Диалоговое окно Проверка данных — вкладка Параметры

3. В разделе Условие проверки выбрать формат значений в выделенных ячейках из списка Тип данных:

· Любое значение — используется для отмены проверки ввода,

· Целое число,

· Действительное,

· Список,

· Время,

· Длина текста,

· Другой — формат, для которого можно ввести собственную формулу.

При выборе значения из списка Тип данных появляются дополнительные текстовые поля для ввода дополнительных условий или ограничений например, минимального и максимального допустимого значения (См. Рис. 5).

4. Перейти на вкладку Сообщение для ввода (См. Рис. 6)и установить флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей, чтобы при выделении ячеек на экране появлялось специальное сообщение.

5. В поле Сообщение ввести текст, который должен выводиться в подсказке при выделении пользователем ячейки, для которой установлен критерий проверки. Заполнение этого поля необязательно, однако оно поможет пользователям определить ограничения ввода до того, как будет сделана ошибка.

Рис. 6. Диалоговое окно Проверка данных — вкладка Сообщение для ввода

6. Перейти на вкладку Сообщение об ошибке и установить флажок Выводить сообщение об ошибке, чтобы задать тип сообщения об ошибке, которое должно отображаться Excel при вводе в ячейку недопустимой информации. Из раскрывающегося списка Вид выбрать нужное значение: Останов для блокировки ввода, или Предупреждение для выдачи предупреждения с возможностью продолжить ввод или Сообщение для выдачи сообщения с продолжением ввода (См. Рис. 7).

7. В поле Сообщение ввести текст, который должен выводиться при вводе пользователем неверных данных.

Рис. 7. Диалоговое окно Проверка данных — вкладка Сообщение об ошибке

8. Закрыть диалоговое окно Проверка вводимых значений кнопкой ОК. Если на шаге 7 был введен текст сообщения об ошибке, то при вводе в проверяемую ячейку неверной информации появляется соответствующее информационное окно с созданным сообщением.

Если вам приходилось работать с таблицами из множества колонок, да еще к концу рабочего дня и в условиях дефицита времени, то, наверняка, вы случайно вводили данные в ячейку не той строки, в лучшем случае спохватывались и исправляли ошибку сразу, в худшем — ошибка выплывала позже в самый неподходящий момент. Как защитить себя от подобных ситуаций? Есть очень удобное средство — формы. Их созданию и работе с ними посвящена эта статья.

Читайте также:  Tsc ttp 244 pro драйвер

Начнем с того, что не во всех версиях Excel сразу доступна волшебная кнопка Форма. В этом случае предварительно настройте Параметры (перейти к ним можно на вкладке Файл). Здесь вы также можете сразу не найти то, что нужно добавить на ленту. Поэтому сначала измените вариант в поле Выбрать команды (в данном случае нужен вариант Все команды). Чтобы добавить найденную в списке команду Форма, нужно выбрать имя вкладки, где разместится кнопка и создать новую группу. Теперь щелкните по кнопке Добавить и проверьте, появилась ли новая команда в новой группе.

После этих манипуляций на вкладке Данные появится группа Работа с формами (это название задаете вы, когда создаете группу при настройке параметров Excel), а в ней нужная вам кнопка.

Форму нельзя создать, если шапка таблицы занимает несколько строк — это минус.

Но здесь можно «схитрить»: вставьте после настоящей шапки пустую строку, оформите заголовки строк в одну строку, для этой строки после создания формы установите нулевую высоту (ФорматРазмер ячеекВысота строки).

Осталось только щелкнуть на любой ячейке таблицы и на кнопке Форма. Готово, можно работать. Вы видите строку, относящуюся только к одному человеку, причем все названия граф в одной форме. Названия кнопок — настоящие подсказки для пользователя. Нужна новая строка — Добавить, не нужна существующая — Удалить, нужно перейти к какой-либо впереди — Далее, позади — Назад.

Единственной «неочевидной» является кнопка Критерии. Она позволяет включать фильтр, чтобы быстрее находить нужные строки, если их очень много. При задании критерия можно использовать такие знаки, как «*» и «?», критериев может быть несколько (но задать их нужно в пределах одного окна). Для отключения фильтра используйте кнопку Правка.

Выбор поля формы можно делать щелчком мыши или клавишей ТАВ. Добавлять новую строку в таблицу можно с помощью соответствующей кнопки или нажатием ENTER, когда заполнено последнее поле.

Конечно, использовать ли форму или работать с таблицей напрямую, решать вам. Но чтобы выбрать оптимальный способ работы, нужно попробовать разные варианты. Сведения о форме в Excel из этой статьи помогут вам это сделать.

Ссылка на основную публикацию
Форд экоспорт белый фото
Компания Форд славится тем, что каждое обновление их машин несет в себе кучу перемен. Не стал исключением и недорогой городской...
Установка и настройка ip камеры
Системы видеонаблюдения используются давно. Старые аналоговые решения были дороги и громоздки. Они требовали большого количества дорогостоящего оборудования, квалифицированных специалистов и...
Установка и настройка операционной системы windows
Наши услуги УСТАНОВКА ОПЕРАЦИОННЫХ СИСТЕМ Определения: Операционная система (сокращенно ОС) – комплекс взаимосвязанных программ, предназначенных для управления ресурсами компьютера и...
Форм факторы корпусов пк размеры
Главная FAQ Железо Типы компьютерных корпусов Типы компьютерных корпусов Говоря слово "компьютер" многие подразумевают системный блок компьютера, и в принципе...
Adblock detector